Webseiten können sich jederzeit ändern. Inhalte werden überarbeitet, gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben. Wer eine bestimmte Darstellung später noch belegen muss, sollte deshalb nicht nur ein Bild der Seite speichern, sondern den gesamten Zusammenhang der Sicherung festhalten.
Diese Checkliste hilft dabei, Webseiteninhalte so zu dokumentieren, dass andere Personen den Fund auch zu einem späteren Zeitpunkt verstehen und prüfen können.
Was bei jeder Sicherung festgehalten werden sollte
Zu jedem gesicherten Inhalt gehören mindestens folgende Angaben:
- die vollständige Internetadresse der Quelle
- Datum und genaue Uhrzeit der Sicherung einschließlich Zeitzone
- Name der Person, die den Inhalt gesichert hat
- der erfasste Bereich der Seite
- die Reihenfolge zusammengehöriger Seiten oder Abschnitte
- eine kurze Erläuterung, weshalb der Inhalt gesichert wurde
Diese Angaben sollten gemeinsam mit dem eigentlichen Beleg abgelegt werden. Werden sie getrennt gespeichert, gehen wichtige Zusammenhänge leicht verloren.
Warum eine Bildschirmaufnahme allein nicht ausreicht
Eine Bildschirmaufnahme zeigt lediglich, was zu einem bestimmten Zeitpunkt sichtbar war. Häufig bleibt jedoch offen, von welcher Seite der Inhalt stammt, ob weitere Abschnitte dazugehören und weshalb gerade diese Stelle von Bedeutung ist.
Für eine belastbare Dokumentation reicht das Bild daher nicht aus. Erst die ergänzenden Angaben machen den Fund nachvollziehbar und ermöglichen eine spätere Prüfung.
Woran sich eine unvollständige Belegsammlung erkennen lässt
Eine Belegsammlung ist meist unzureichend, wenn
- einzelne Bilder ohne erkennbare Reihenfolge abgelegt wurden,
- Erläuterungen nur in Nachrichten oder E-Mails stehen,
- nicht mehr feststellbar ist, wer den Inhalt gesichert hat,
- der Zweck der Sicherung nicht dokumentiert wurde oder
- Quelle und Erfassungszeit fehlen.
Fehlen solche Angaben, muss der ursprüngliche Vorgang später mühsam rekonstruiert werden. Das kostet Zeit und kann Zweifel an der Aussagekraft des Belegs wecken.
So entsteht eine verlässliche Belegsammlung
Alle Bestandteile eines Vorgangs sollten an einem gemeinsamen Ort abgelegt werden. Dazu gehören die gesicherten Inhalte ebenso wie Quellenangaben, Zeitangaben und fachliche Erläuterungen.
Bei mehreren Seiten oder Abschnitten sollte die Reihenfolge eindeutig erkennbar sein. Außerdem sollte vor dem Abschluss geprüft werden, ob eine außenstehende Person den Vorgang ohne zusätzliche mündliche Erklärung nachvollziehen könnte.
Abschließende Prüfung
Vor dem Ablegen sollte sich jede verantwortliche Person drei Fragen stellen:
1. Ist eindeutig erkennbar, woher der Inhalt stammt? 2. Ist festgehalten, wann und von wem er gesichert wurde? 3. Lässt sich ohne weitere Erklärung verstehen, weshalb der Inhalt wichtig ist?
Wer diese Fragen klar beantworten kann, hat die wesentlichen Voraussetzungen für eine nachvollziehbare Belegsicherung erfüllt.